• Si vous entendez parler d'un projet intéressant ou si vous êtes directement contacté-e par une organisation ou institution qui organise un échange de jeunes Erasmus+ pertinent pour vous, discutez avec les coordinateur-rice-s du projet de la possibilité de permettre à des participant-e-s suisses d’y participer grâce au financement de Movetia.
• Vous pouvez trouver des organisations partenaires par le biais de vos organisations faîtières, des organisations que vous connaissez par le biais de collaborateur-rice-s ou de bénévoles, ou encore par le biais de la plateforme OTLAS.

Vous souhaitez rencontrer des partenaires de projet potentiel-le-s sur place afin de faire connaissance ou d'élaborer un projet commun? Vous recevez un soutien financier pour une visite préparatoire.

• Demandez à l’organisation coordinatrice du projet de vous fournir la demande originale telle qu'elle a été déposée pour le projet Erasmus+ ainsi que le programme d'activités. Envoyez-les ensuite avec la demande suisse. Joignez également une confirmation de l’organisation coordinatrice attestant qu'une participation suisse au projet est souhaitée. 
• Nous nous ferons un plaisir de vous donner des conseils personnalisés afin de répondre à vos questions sur la planification et la mise en œuvre du projet et sur la soumission de la demande. La discussion peut avoir lieu par téléphone, en ligne ou sur place.

• Déposez la demande de projet en ligne dans le même cycle de candidature que la demande Erasmus+. 
• Ouvrez la demande le plus tôt possible afin de vous familiariser avec les exigences. Nous mettons les formulaires de demande à disposition en même temps que l'appel à projets, généralement en décembre, juin et août. Vous pouvez enregistrer temporairement votre demande et la reprendre ultérieurement. Si vous déposez une demande pour la première fois, une inscription unique est nécessaire. 
• Joignez les documents pertinents de la candidature Erasmus+ à votre demande de soutien financier. Les documents statutaires de votre organisation et la déclaration sur l'honneur d'une personne autorisée à signer doivent également être joints à la demande.
• Si une rencontre de planification est nécessaire au début de la période d'activité, avant la mise en œuvre de l’échange de jeunes proprement dit, elle peut faire l'objet d'une demande supplémentaire. En règle générale, une personne de chaque pays participant au maximum peut assister aux rencontres de planification ; dans des cas exceptionnels - si des jeunes participant au projet se rendent à la rencontre de planification - celle-ci peut être financée pour 2 personnes par pays. Le soutien financier est le même que pour les autres activités de l’échange de jeunes. 
• Il est important pour nous de permettre aux personnes en situation de handicap ou souffrant de maladies physiques, psychiques ou chroniques de participer. C'est pourquoi nous finançons les besoins particuliers avec des fonds supplémentaires que vous pouvez solliciter dans la demande de subvention ou ajouter tout au long du projet en faisant part de vos besoins. Vous trouverez plus d'informations dans la rubrique Inclusion et égalité des chances.
• Après une préparation minutieuse, il vous faudra environ 3h pour rédiger votre demande. En cas de questions en suspens, remplir le formulaire et constituer le dossier peut prendre plus de temps. 

• Nous vérifions que la demande de soutien financier remplit les conditions requises et les critères d'évaluation et décidons si le projet peut être financé et, le cas échéant, à hauteur de quel montant. 
• L'évaluation dure environ 60 jours.

• Une fois que nous aurons évalué la participation, vous recevrez une décision de financement. Si le projet est soutenu par Movetia, il faut néanmoins attendre la décision du pays du programme Erasmus+, car une participation n'est possible que pour un projet effectivement financé par E+. 
• Si vous recevez une réponse positive d'Erasmus+, transmettez-la immédiatement à Movetia afin que la décision de soutien financier entre en vigueur. Nous vous enverrons ensuite un contrat.

• 80 % du montant du soutien financier alloué est versé après la signature du contrat, le décompte final étant effectué avec le rapport final. Dans certains cas, Movetia se réserve le droit d'appliquer une autre procédure de paiement.
• Le soutien financier est versé exclusivement à l'institution et aux organisations suisses.

• Vous déterminez les personnes qui participeront à l’échange de jeunes. Il peut s'agir de jeunes qui participent déjà à vos activités ou vous pouvez intégrer de nouveaux-elles jeunes dans votre projet d'échange. 
• Préparez les participant-e-s à l'échange afin qu'ils-elles puissent profiter au maximum de cette expérience.
• Mettez en œuvre le projet conformément à la demande. Pour ce faire, veuillez tenir compte de cette fiche d'information.
• La déclaration des besoins pour les personnes ayant des besoins particuliers vous permet de demander des fonds supplémentaires pour les participant-e-s en situation de handicap ou souffrant d'une maladie physique, mentale ou chronique, si vous ne l'avez pas déjà fait dans votre demande de subvention.  
• Veuillez veiller à tenir une liste de participation correcte et complète.
• Assurez-vous que les résultats d'apprentissage non formels et informels des jeunes soient reconnus. En savoir plus sur la reconnaissance des compétences.
• Les modifications apportées à votre projet (p. ex. durée, partenaires de projet) doivent nous être communiquées au moyen d'une demande spéciale. 

• A la fin de la durée du projet plus 60 jours civils, vous soumettez un rapport final via la plateforme en ligne. 
• Ce rapport final doit obligatoirement être accompagné d'une déclaration sur l'honneur, de la liste des participant-e-s et du rapport final du projet Erasmus+.
• Réserver 2 à 3 heures pour la rédaction d’un rapport détaillé.
• En fonction du nombre de mobilités réalisées, nous versons les éventuels montants restants ou demandons un remboursement. 

D'autres organisations et institutions peuvent profiter de vos expériences d'échange. Par conséquent, parlez de votre projet d'échange par le biais de vos canaux, comme par exemple votre newsletter, vos réseaux sociaux, votre blog, etc. Veillez à mentionner le soutien financier de Movetia. Nous mettons à votre disposition notre logo et des éléments de texte à cet effet.