• Falls Sie von einem interessanten Projekt hören oder direkt von der Organisation oder Institution kontaktiert werden, die eine für Sie relevante Jugendbegegnung mit Erasmus+ durchführt, besprechen Sie mit den gewünschten Projektkoordinator:innen die Möglichkeit, Schweizer Teilnehmenden dank der Finanzierung durch Movetia eine Teilnahme zu ermöglichen. 
• Mögliche Partnerorganisationen können Sie auch über Ihre Dachorganisationen, Ihnen über Mitarbeitende oder Freiwillige bekannte Organisationen oder über die Plattform OTLAS finden.

Möchten Sie mögliche Projektpartner:innen vor Ort treffen, um sich kennenzulernen oder ein gemeinsames Projekt auszuarbeiten? Der vorbereitende Besuch findet vor Antragsstellung statt. Sie erhalten finanzielle Unterstützung für einen vorbereitenden Besuch.

• Bitten Sie die Projektkoordinator:innen um den Originalantrag, wie er für das Erasmus+-Projekt eingereicht wurde sowie das Aktivitätsprogramm. Diese reichen Sie dann mit dem Schweizer Antrag ein. Dazu legen Sie auch eine Bestätigung der Projektkoordinator:innen bei, die bezeugt, dass eine Schweizer Beteiligung erwünscht ist. 
• Wir beraten Sie gerne individuell, um Fragen zu Planung, Einreichung und Durchführung zu klären. Das Gespräch kann telefonisch, online oder vor Ort stattfinden.

• Reichen Sie den Projektantrag in der gleichen Antragsrunde wie der Erasmus+ Antrag online ein. 
• Eröffnen Sie den Antrag möglichst früh, um sich mit den Anforderungen vertraut zu machen. Wir öffnen die Antragsformulare gemeinsam mit dem Projektaufruf, normalerweise im Dezember, Juni und August. Sie können den Antrag zwischenspeichern und später weiterbearbeiten. Falls Sie zum ersten Mal einen Antrag einreichen, braucht es eine einmalige Registrierung. 
• Legen Sie die relevanten Unterlagen aus dem Erasmus+ Antrag dem Förderantrag bei. Die statutarischen Dokumente ihrer Organisation und die ehrenwörtliche Erklärung einer zeichnungsberechtigen Person legen Sie im Antrag ebenfalls bei.
• Falls zu Beginn des Aktivitätszeitraums ein Planungstreffen vor der Durchführung der eigentlichen Jugendbegegnung notwendig ist, kann dies zusätzlich beantragt werden. An Planungstreffen darf in der Regel höchstens eine Person aus jedem beteiligten Land teilnehmen, in Ausnahmefällen - falls am Projekt teilnehmende Jugendliche an das Planungstreffen mitreisen - können diese Treffen für 2 Personen pro Land finanziert werden. Es gelten dieselben Förderbeiträge wie für die restlichen Aktivitäten der Beteiligung an einer internationalen Jugendbegegnung.
• Es ist uns wichtig, Menschen mit Behinderungen oder mit physischen, psychischen oder chronischen Krankheiten die Teilnahme zu ermöglichen. Deshalb finanzieren wir besondere Bedürfnisse mit zusätzlichen Mitteln, die Sie im Förderantrag beantragen oder während der gesamten Projektlaufzeit mit einer Bedarfsmeldung nachreichen können. Mehr Informationen finden Sie unter Inklusion und Chancengleichheit.
• Nach gründlicher Vorbereitung brauchen Sie ca. 3h zur Erstellung des Antrags. Bei offenen Fragen kann das Ausfüllen des Formulars und das Zusammenstellen der Unterlagen länger dauern.

• Wir prüfen den Förderantrag hinsichtlich der Erfüllung der Voraussetzungen und der Evaluationskriterien und entscheiden, ob und mit welchem Förderbetrag das Projekt gefördert werden kann. 
• Die Evaluation dauert ca. 60 Tage.

• Nachdem wir die Beteiligung evaluiert haben, erhalten Sie einen Förderentscheid. Falls das Projekt seitens Movetia unterstützt wird, muss dennoch der Bescheid aus dem Erasmus+-Programmland abgewartet werden, da eine Beteiligung nur an einem tatsächlich durchgeführten Projekt möglich ist. 
• Falls ein positiver Bescheid von Erasmus+ eintrifft, leiten Sie diesen umgehend an Movetia weiter, damit der Förderentscheid in Kraft tritt. Wir schicken Ihnen anschliessend einen Vertrag zu.

• 80 % des gesprochenen Förderbetrags werden nach Vertragsunterzeichnung ausbezahlt, die finale Abrechnung erfolgt mit dem Schlussbericht. In gewissen Fällen behält sich Movetia das Recht vor, ein anderes Auszahlungsverfahren anzuwenden.
• Die Förderbeiträge werden ausschliesslich an die Schweizer Institution und Organisationen ausbezahlt.

• Sie legen fest, wer an der Jugendbegegnung teilnimmt. Das können Jugendliche sein, die bereits an Ihren Aktivitäten teilnehmen oder sie binden neue Jugendliche in Ihr Austauschprojekt ein.
• Bereiten Sie die Teilnehmenden auf den Austausch vor, damit diese möglichst viel von der Erfahrung profitieren können.
• Setzen Sie das Projekt gemäss dem Antrag um. Beachten Sie dabei dieses Merkblatt. 
• Mit der Bedarfsmeldung für Menschen mit besonderen Bedürfnissen können Sie zusätzliche Mittel für Teilnehmende mit Behinderungen oder physischen, physischen oder chronischen Krankheiten beantragen, falls Sie dies nicht schon im Förderantrag getan haben. 
• Bitte achten Sie darauf, eine korrekte und vollständige Teilnahmeliste zu führen. 
• Stellen Sie sicher, dass die non-formalen und informalen Lernergebnisse der Jugendlichen anerkennt werden. Erfahren Sie mehr zur Anerkennung von Kompetenzen.
• Änderungen an Ihrem Projekt (z.B. Dauer, Projektpartner:innen) melden Sie uns mit einem speziellen Antrag (im Login-Bereich). 

• Nach dem Ende der Projektlaufzeit plus 60 Kalendertagen reichen Sie über die Onlineplattform einen Schlussbericht ein. 
• Dieser Schlussbericht muss zwingend von einer ehrenwörtlichen Erklärung, der Teilnahmeliste und dem Schlussbericht des Erasmus+-Projektes ergänzt werden.
• Reservieren 2-3 Stunden für eine angemessene Berichterstattung.
• Je nach Anzahl umgesetzter Mobilitäten zahlen wir allfällige Restbeträge aus oder stellen eine Rückforderung.

Andere Organisationen und Institutionen können von Ihren Austauscherfahrungen profitieren. Berichten Sie deshalb über Ihre Kanäle wie z.B. Newsletter, Social Media, Blog etc. über das Austauschprojekt. Achten Sie darauf, Movetia als Finanzierungspartnerin zu erwähnen. Wir stellen Logo und Textbausteine dazu bereit.