• Falls Sie von einem interessanten Projekt hören oder direkt von einer Organisation kontaktiert werden, die ein Projekt mit Erasmus+ durchführt, besprechen Sie mit den Projektkoordinator:innen die Möglichkeit einer Schweizer Teilnahme. 
• Mögliche Partnerorganisationen können Sie auch über Ihre Dachorganisationen, über Mitarbeitenden oder Freiwilligen bekannten Organisationen finden. OTLAS kann Ihnen helfen, Ihr Netzwerk zu erweitern.

Möchten Sie mögliche Projektpartner:innen vor Ort treffen, um sich kennenzulernen oder ein gemeinsames Projekt auszuarbeiten? Sie erhalten finanzielle Unterstützung für einen  vorbereitenden Besuch.

• Bitten Sie die Projektkoordinator:innen um den Originalantrag, wie er für das Erasmus+-Projekt eingereicht wurde, sowie das Aktivitätsprogramm. Diese reichen Sie dann mit dem Schweizer Antrag ein. Dazu legen Sie auch eine Bestätigung der Projektkoordinator:innen bei, die bezeugt, dass eine Schweizer Beteiligung erwünscht ist. 
• Wir beraten Sie gerne individuell, um Fragen zu Planung, Einreichung und Durchführung zu klären. Das Gespräch kann telefonisch, online oder vor Ort stattfinden.

• Reichen Sie den Projektantrag in der gleichen Antragsrunde wie der Erasmus+ Antrag online ein. 
• Eröffnen Sie den Antrag möglichst früh, um sich mit den Anforderungen vertraut zu machen. Wir öffnen die Antragsformulare gemeinsam mit dem Projektaufruf, normalerweise im Dezember und Juni. Sie können den Antrag zwischenspeichern und später weiterbearbeiten. Falls Sie zum ersten Mal einen Antrag einreichen, braucht es eine einmalige Registrierung. 
• Legen Sie die relevanten Unterlagen aus dem Erasmus+ Antrag dem Förderantrag bei. Die statutarischen Dokumente ihrer Organisation und die ehrenwörtliche Erklärung einer zeichnungsberechtigen Person legen Sie im Antrag ebenfalls bei. 
• Falls zu Beginn des Aktivitätszeitraums ein Planungstreffen vor der Durchführung des eigentlichen Austausches für Jugendarbeitende notwendig ist, kann dies zusätzlich beantragt werden. An Planungstreffen darf in der Regel höchstens eine Person aus jedem beteiligten Land teilnehmen. Es gelten dieselben Förderbeiträge wie für die restlichen Aktivitäten der Beteiligung an einem internationalen Austausch für Jugendarbeitende.
• Es ist uns wichtig, Menschen mit Behinderungen oder mit physischen, psychischen oder chronischen Krankheiten die Teilnahme zu ermöglichen. Deshalb finanzieren wir besondere Bedürfnisse mit zusätzlichen Mitteln, die Sie im Förderantrag beantragen oder während der gesamten Projektlaufzeit mit einer Bedarfsmeldung nachreichen können. Mehr Informationen finden Sie unter Inklusion und Chancengleichheit.
• Nach gründlicher Vorbereitung brauchen Sie ca. 3h zur Erstellung des Antrags, bei offenen Fragen kann das Ausfüllen des Formulars und das Zusammenstellen der Unterlagen länger dauern.

• Wir prüfen den Förderantrag hinsichtlich der Erfüllung der Voraussetzungen und der Evaluationskriterien und entscheiden anhand davon, ob und mit welchem Förderbetrag das Projekt gefördert werden kann. 
• Die Evaluation dauert circa 60 Tage.

• Nachdem wir die Beteiligung evaluiert haben, erhalten Sie einen Förderentscheid. Falls das Projekt seitens Movetia unterstützt wird, muss dennoch der Bescheid aus dem Erasmus+-Programmland abgewartet werden, da eine Beteiligung nur an einem tatsächlich durchgeführten Projekt möglich ist. 
• Falls ein positiver Bescheid von Erasmus+ eintrifft, leiten Sie diesen umgehend an Movetia weiter, damit der Förderentscheid in Kraft tritt. Wir schicken Ihnen anschliessend einen Vertrag zu.

• 80% des gesprochenen Förderbetrags werden nach Vertragsunterzeichnung bezahlt, die finale Abrechnung erfolgt mit dem Schlussbericht. In gewissen Fällen behält sich Movetia das Recht vor, ein anderes Auszahlungsverfahren anzuwenden.
• Die Förderbeiträge werden ausschliesslich an die Schweizer Institution und Organisationen ausbezahlt.

• Sie legen fest, wer am Austausch für Jugendarbeitende teilnimmt. Bewerben Sie das Projekt in Ihrem Netzwerk und über Ihre Kommunikationskanäle oder informieren sie Ihr Netzwerk über das geplante Projekt. Sie können Ihr Projekt zudem über Eurodesk Schweiz ausschreiben.
• Bereiten Sie die Teilnehmenden auf den Austausch vor, damit diese möglichst viel von der Erfahrung profitieren können.
• Setzen Sie das Projekt gemäss dem Antrag um. Beachten Sie dabei dieses Merkblatt. 
• Mit der Bedarfsmeldung für Menschen mit besonderen Bedürfnissen können Sie zusätzliche Mittel für Teilnehmende mit Behinderungen oder physischen, physischen oder chronischen Krankheiten beantragen, falls Sie dies nicht schon im Förderantrag getan haben. 
• Bitte achten Sie darauf, eine korrekte und vollständige Teilnahmeliste zu führen. 
• Änderungen an Ihrem Projekt (z.B. Dauer, Projektpartner:innen) melden Sie uns mit einem speziellen Antrag. 

• Nach dem Ende der Projektlaufzeit plus 60 Kalendertagen reichen Sie über die Onlineplattform einen Schlussbericht ein. 
• Dieser Schlussbericht muss zwingend von einer ehrenwörtlichen Erklärung, der Teilnahmeliste und dem Schlussbericht des Erasmus+-Projektes ergänzt werden.
• Reservieren 2-3 Stunden für eine angemessene Berichterstattung.
• Je nach Anzahl umgesetzter Mobilitäten zahlen wir allfällige Restbeträge aus oder stellen eine Rückforderung.

• Andere Organisationen und Institutionen können von Ihren Austauscherfahrungen profitieren. Berichten Sie deshalb über Ihre Kanäle wie z.B. Newsletter, Social Media, Blog etc. über das Austauschprojekt. Achten Sie darauf, Movetia als Finanzierungspartnerin zu erwähnen. Wir stellen Logo und Textbausteine dazu bereit.