Informez-vous sur l'initiative « Universités européennes » et les possibilités offertes à la Suisse :

• Discutez de l'initiative avec vos collègues européens et suisses.
• Participez à des séances d'information.
• Informez-vous sur Erasmus+ et les règles suisses.

facultatif

• Contactez-nous pour mieux comprendre le format du projet. Nous vous conseillons volontiers individuellement afin de trouver un format de financement adapté à votre projet ou de répondre à vos questions concernant la planification, la soumission et la mise en œuvre. L'entretien peut avoir lieu par téléphone, en ligne ou sur place.

• Participez à la conception du projet et rédigez la demande Erasmus+. Assurez-vous que votre participation et votre rôle dans la demande Erasmus+ sont décrits et justifiés.
• Dans le cadre de la demande Erasmus+, planifiez votre participation au projet dans la mesure de vos possibilités, par exemple en tenant compte du co-financement suisse maximal possible.

• La direction du projet soumet la demande Erasmus+ à l'Agence exécutive (EACEA) à Bruxelles.
• Pour participer au projet en tant que « partenaire associé » et demander une subvention suisse auprès de notre organisation, vous devez  nous envoyer la demande européenne par e-mail (highereducation@movetia.ch). Veuillez respecter le délai, qui est généralement de deux semaines après la date limite de dépôt des demandes Erasmus+. Ce n'est que si vous soumettez votre demande à l'UE dans les délais que vous aurez ensuite la possibilité de déposer une demande de subvention suisse auprès de Movetia.

Nous vous envoyons les formulaires de demande suisses. Veuillez-vous familiariser avec ceux-ci ou commencer à rédiger votre demande.

• Pour votre demande de subvention suisse, vous aurez notamment besoin des documents suivants :

1. Description du projet avec les objectifs et la valeur ajoutée pour le système éducatif suisse.
2. Définissez le rôle spécifique que vous jouez en tant qu'institution suisse au sein de l'université européenne Erasmus+. Pour pouvoir bénéficier d'un co-financement suisse, votre rôle doit correspondre à celui d'une « université partenaire à part entière ».
3. Mise en œuvre du projet : présentez les coûts que vous prévoyez pour votre participation au projet Erasmus+. Basez-vous pour cela sur les informations que vous avez déjà fournies dans votre demande auprès de l'UE.
4. Financement du projet : informations sur la contribution propre et le financement par des tiers. La contribution de Movetia ne peut couvrir plus de 60 % des coûts totaux prévus.

La participation d'une institution suisse à une université européenne Erasmus+ ne peut être financée que si l'Agence exécutive à Bruxelles (EACEA) approuve le financement du projet Erasmus+ au niveau européen. C'est pourquoi nous attendons la décision de financement. Veuillez nous communiquer dès que possible si le projet Erasmus+ est financé ou non.

• Si la décision Erasmus+ est positive, vous pouvez nous soumettre une demande de subvention. Pour cela, vous devez avoir préalablement enregistré votre demande de subvention auprès de nos services.
• Veuillez respecter le délai, vous disposez d'environ 4 semaines. Nous vous communiquerons le délai exact après l'annonce des résultats de l'UE.

Nous examinons votre demande.

• Vous recevrez généralement une réponse dans un délai de deux mois avec des informations sur l'évaluation et le montant du financement approuvé.
• En cas de décision positive, nous vous enverrons un contrat.
• Le début du projet est fixé dans le projet Erasmus+ et s'applique de la même manière à la participation suisse.
• Dans les 30 jours suivant la réception du contrat signé, vous recevrez 40 % du montant du financement. Vous recevrez 40 % supplémentaires lorsque 70 % au moins de la première tranche aura été dépensée et, au plus tôt l'année suivante, 20 % après examen du rapport final.
• Le paiement est effectué exclusivement à des institutions ayant leur siège en Suisse.

• Le projet démarre, toutes les activités prévues ont lieu pendant la durée du projet.
• Vous pouvez nous signaler toute modification éventuelle de votre projet (par ex. durée, partenaire de projet, budget) à l’aide d’un formulaire séparé (disponible ici). Celui-ci doit être examiné et approuvé par nos soins.
• Pendant la durée du projet, les résultats doivent être diffusés en continu : participez à des conférences, publiez des articles sur le projet et parlez-en à votre réseau. Mentionnez le soutien de Movetia et identifiez-nous en ligne.

• Pendant la durée du projet, vous devez soumettre un rapport intermédiaire comme convenu dans le contrat, puis un rapport final à la fin du projet. Les formulaires nécessaires sont disponibles en ligne et comprennent des informations sur la gestion du projet, sa mise en œuvre et ses résultats. Le rapport final doit également inclure un relevé des coûts réels pour l'ensemble du projet (conservez les justificatifs). Nous vous informerons dès que les formulaires seront disponibles et que les rapports devront être remis.
• Après examen du rapport final, vous recevrez la dernière tranche de 20 % si les activités ont été réalisées, le budget dépensé et au moins 40 % de contributions propres déclarées. Si vos coûts ont été inférieurs, nous vous verserons le solde éventuel ou nous vous demanderons un remboursement.

• Les résultats et les produits des projets subventionnés doivent être diffusés le plus largement possible et mis à la disposition d’autres acteurs et actrices du système éducatif – le concept correspondant fait partie intégrante de votre demande de subvention. Mettez en œuvre les mesures de communication prévues. Veillez à mentionner Movetia en tant que partenaire financier. Nous mettons à votre disposition le logo et des éléments de texte à cet effet.
• Diffusez largement le contenu via les canaux de votre institution, par exemple newsletter, réseaux sociaux, blog, etc. Vous présenterez ainsi votre institution comme innovante, ouverte d’esprit et attractive en tant qu’employeur. Vous encouragerez en outre les échanges professionnels dans le secteur de la formation.
• Contactez-nous afin d’élargir votre audience, par exemple grâce à la publication d’un article sur notre site internet. 

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